Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Website immportfolio.de sowie der Verwaltungssoftware Immportfolio gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Rolle: eigene Verarbeitung und Auftragsverarbeitung

Immportfolio ist eine Software, mit der Hausverwaltungen und Eigentümer ihre Liegenschaften verwalten. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen:

• Als Verantwortliche für die Daten unserer Vertragskunden (z. B. Konto-, Anmelde- und Abrechnungsdaten der Nutzer) sowie für den Betrieb der Website.
• Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) für alle Inhalts- und Verwaltungsdaten, die unsere Kunden in der Software erfassen – insbesondere Daten von Eigentümern, Mietern, Objekten, Verträgen und Zahlungen. Für diese Verarbeitung ist der jeweilige Kunde (die Verwaltung bzw. der Eigentümer) Verantwortlicher; Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen ihm und uns.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf der Website werden automatisch Informationen an unseren Hosting-Dienstleister übermittelt und in Server-Logfiles gespeichert (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Ressource, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem). Dies ist technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Demo- und Kontaktanfragen

Wenn Sie über das Demo- bzw. Kontaktformular eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie Angaben zu Ihrem Anliegen, Bestand bzw. Ihren Liegenschaften), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihnen eine Demo bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Nutzerkonto und Anmeldung

Für die Nutzung der Anwendung ist ein persönliches Konto erforderlich. Wir verarbeiten hierfür Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort sowie ggf. einen zweiten Faktor (2FA) und Protokolldaten zur An- und Abmeldung. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Zugänge (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zur Aufrechterhaltung der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie ein. Es dient ausschließlich der Authentifizierung und erfordert keine Einwilligung.

6. Verwaltungsdaten in der Software

Im Rahmen der Verwaltungsfunktionen werden u. a. folgende Daten verarbeitet: Stammdaten von Eigentümern und Mietern (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Objekt- und Einheitsdaten, Miet- und Verwaltungsverträge, Forderungen und Zahlungen, Dokumente sowie Korrespondenz (z. B. Mahnungen). Diese Daten werden im Auftrag unserer Kunden verarbeitet (siehe Ziffer 2); Verantwortlicher und Rechtsgrundlage richten sich nach dem jeweiligen Kunden.

7. Kontoinformationen / Bankdaten (PSD2)

Sofern ein Nutzer den Abgleich von Zahlungen aktiviert, kann er auf freiwilliger Basis ein Bankkonto über einen lizenzierten Kontoinformationsdienst (PSD2) anbinden. Dabei werden Kontoumsätze ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung und für die gesetzlich vorgesehene Dauer (i. d. R. 90 Tage je Einwilligung) abgerufen, um sie mit offenen Forderungen abzugleichen.

Die Bankanbindung erfolgt über Enable Banking Oy (Helsinki, Finnland) als lizenzierten Zahlungsdienstleister. Wir selbst erhalten zu keinem Zeitpunkt Ihre Online-Banking-Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

8. E-Mail-Versand

Für den Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. Antworten auf Anfragen, Einladungen, Erinnerungen, Mahnungen) nutzen wir den Dienst Resend (Resend, Inc., USA). Hierbei werden die Empfängeradresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Zustellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für die Übermittlung in die USA werden die EU-Standardvertragsklauseln verwendet.

9. Hosting, Datenbank und Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht:

• Vercel, Inc. (USA) – Hosting und Auslieferung der Anwendung. Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.
• Supabase, Inc. – Datenbank- und Speicherdienste. Die Daten werden in einem Rechenzentrum innerhalb der EU (Region Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert.
• Enable Banking Oy (Finnland) – Kontoinformationsdienst (PSD2), siehe Ziffer 7.
• Resend, Inc. (USA) – Versand transaktionaler E-Mails, siehe Ziffer 8.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtlich) bestehen. Verwaltungsdaten, die wir im Auftrag verarbeiten, werden nach den Weisungen des jeweiligen Kunden bzw. nach Beendigung des Auftragsverhältnisses gelöscht oder zurückgegeben.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Betreffen Ihre Daten eine Verarbeitung im Auftrag eines unserer Kunden, leiten wir Ihr Anliegen an den jeweils Verantwortlichen weiter bzw. unterstützen diesen bei der Beantwortung.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

13. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Der Zugriff auf Daten ist rollenbasiert beschränkt; mandantenübergreifende Zugriffe werden technisch unterbunden. Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff und Verlust zu schützen.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an der Anwendung oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.